Stel, je huurt een mooi bedrijfspand. Parkeerplaatsen, receptie, glazen liften, hypermoderne klimaatbeheersystemen en state-of-the-art toegangstechnieken. Alles mooi en wel, maar ergens in je achterhoofd hoor je een stemmetje: wat kost me dat eigenlijk allemaal?
De facturen van je verhuurder komen netjes iedere maand op de mat met daarbij een bijlage van de servicekosten met specificaties die je niets zeggen. Het zal wel goed zijn, toch?
Nee, helaas is het niet altijd goed. Maar Servicekosten Nederland (SKN) weet wel wat al die specificaties betekenen. En belangrijker: zijn deze specificaties daadwerkelijk in lijn met de geleverde diensten en producten?
Dat is de vraag die Servicekosten Nederland voor haar klanten beantwoord.
Zij doen dit door alle relevante informatie omtrent de huurkosten te verzamelen: contracten, facturen, afrekeningen, e-mails en brieven van verhuurders en beheerders. Alles wordt meegenomen om een beeld te krijgen van de situatie van een huurder van een pand. De informatie wordt geordend in mappen met documenten op een PC, spreadsheets vol cijfers die handmatig moeten worden bijgewerkt en muren beplakt met planningen per klant.
SKN is bij ons gekomen met de vraag of dit niet slimmer kan, wellicht met een database of zo? En ja, een database zou wel eens kunnen helpen om gegevens beter op te slaan en te gebruiken voor het maken van kostenanalyses voor de huurder dan giga-excelsheets en muren volgeplakt met planningen.
Voordat we zijn gaan kijken naar maatwerk software hebben we eerst gekeken of de processen niet logischer zijn in te richten met Excelsheets? Wellicht is het ook mogelijk om met off-the-shelf software pakketten te gaan werken in plaats van zelf het wiel opnieuw te gaan uitvinden. Na onderzoek was de conclusie dat standaard software en Excel te beperkt waren en we toch terug zouden moeten vallen op onze programmeer-skills om een oplossing te bieden.
Voordat we code zijn gaan typen hebben we een aantal vragen beantwoord:
Over al deze facetten denken we na en maken we een ontwerp voor het automatiseren van de processen van SKN. Op basis van het ontwerp kunnen we aan de slag en het eindresultaat is een online applicatie waarmee:
Gewapend met deze tools is SKN voorbereid op de toekomst en de volgende stap in haar ontwikkeling: een betere dienstverlening en minder bergen werk voor haar medewerkers.
De persoonlijke aanpak maakt dat SKN graag samenwerking met Charper Bonaroo blijft zoeken.
Wilt u weten wat wij voor uw dienstverlening kunnen betekenen? U bent van harte welkom voor een goed gesprek en een tosti.
